Kann ein US-W-2-Angestellter Spaniens Digital-Nomad-Visum erhalten, wenn der Arbeitgeber die spanische Sozialversicherung ablehnt?

• Regulär muss sich der US-Arbeitgeber in Spanien registrieren und den Arbeitnehmer im Allgemeinen System anmelden.
• Eine passende US-Entsendebescheinigung kann die spanische Anmeldung ersetzen; eine Beantragung oder normale US-Abzüge genügen nicht.
• Das Abkommen erfasst grundsätzlich vorübergehende Entsendungen bis zu fünf Jahren; die Beitragsbefreiung vermittelt jedoch keine spanische öffentliche Krankenversorgung.

Zwei zulässige Wege für Angestellte

Die aktuellen UGE-Unterlagen unterscheiden Angestellte und selbständige Fachkräfte. Bei Beschäftigung muss sich das ausländische Unternehmen grundsätzlich als Unternehmen ohne Arbeitsstätte in Spanien bei der spanischen Sozialversicherung registrieren und den Arbeitnehmer nach Genehmigung, aber vor Arbeitsbeginn, im Allgemeinen System anmelden.

Alternativ kann die Deckung des Herkunftslands fortbestehen, wenn ein internationales Abkommen dies zulässt. Erforderlich ist die von der zuständigen Behörde ausgestellte Bescheinigung über das anwendbare Recht, die ausdrücklich die Fernarbeit aus Spanien abdeckt. UGE akzeptiert keinen bloßen Antrag auf dieses Dokument.

Die englische UGE-FAQ bestätigt: Die spanische Anmeldung darf nur ersetzt werden, wenn ein Abkommen gilt und die Herkunftsbehörde das relevante Dokument ausstellt. Private Krankenversicherung ersetzt keinen dieser Beitragswege.

Was das US-spanische Abkommen abdeckt

Das bilaterale Abkommen soll doppelte Beiträge auf dieselben Einkünfte vermeiden. Laut offizieller Spanien-Anleitung der US Social Security Administration kann ein US-Arbeitgeber einen für höchstens fünf Jahre nach Spanien entsandten Mitarbeiter grundsätzlich im US-System belassen. Der Arbeitgeber muss dafür USA/E 1 beantragen.

Das gilt nicht automatisch für jede Onlinearbeit aus Spanien. Die US-Regeln beschreiben eine vorübergehende Entsendung durch einen US-Arbeitgeber mit vorgesehenem Rückkehrdatum. Die SSA entscheidet, ob die Tatsachen die Ausstellung rechtfertigen.

Für den DNV sollte die Bescheinigung die Fernarbeit aus Spanien ausdrücklich erfassen. Auch die spanische Konsularabteilung Washington akzeptiert sie, wenn das Abkommen anwendbar ist.

Warum US-Gehaltsabrechnungen nicht genügen

Eine Abrechnung mit Social-Security- und Medicare-Abzügen beweist Einbehalte, aber nicht, dass das Abkommen die Arbeit in Spanien dem US-System zuordnet. Erst die Bescheinigung belegt das anwendbare Recht und die Befreiung von spanischen Beiträgen.

Auch eine E-Mail über die Beantragung reicht nicht. UGE lehnt bloße Anträge ausdrücklich ab. Diese Frage sollte vor Ausgaben für FBI-Führungszeugnis, Apostille, Übersetzungen oder Jahresversicherung geklärt werden.

Hypothetischer Fall

Taylor ist W-2-Angestellter eines Unternehmens in Delaware. Das Unternehmen erlaubt drei Jahre Fernarbeit aus Spanien, will aber keine spanischen Lohnpflichten.

Erhält es USA/E 1 für die Entsendung, kann Taylor diesen Weg vorbehaltlich der übrigen Voraussetzungen nutzen. Lehnt die SSA ab, müsste sich das Unternehmen grundsätzlich in Spanien registrieren und Taylor anmelden. Verweigert es beides, ist der Angestellten-DNV blockiert, selbst wenn Gehalt, Abschluss und Remote-Work-Schreiben passen.

Rechnungen oder die Bezeichnung als Contractor helfen nicht, wenn sich die tatsächliche Beziehung nicht ändert. UGE ordnet das System nach der nachgewiesenen Beziehung zu: Beschäftigung zum Allgemeinen System, echte selbständige Tätigkeit zum RETA.

Die häufig übersehene Krankenversicherungslücke

Die Bescheinigung verhindert doppelte Beiträge, vermittelt aber nicht das gesamte spanische Leistungspaket. Die SSA warnt, dass von der spanischen Deckung Befreite hierüber gewöhnlich keine spanische Gesundheits-, Krankengeld-, Arbeitslosen-, Unfall- oder Familienleistung erhalten.

UGE verlangt deshalb eine geeignete Krankenversicherung, wenn das Abkommen keine spanische öffentliche Gesundheitsversorgung gewährt. Nicht akzeptiert werden Reise-, reine Erstattungs-, Zuzahlungs- oder Wartezeitpolicen. Es handelt sich um zwei getrennte Nachweise:

• USA/E 1: bestimmt das anwendbare Sozialversicherungsrecht.
• Geeignete Krankenversicherung: schließt die Versorgungslücke.

Was HR vor dem Antrag klären muss

HR muss einen der beiden Wege unterstützen. Für US-Deckung sollte das Unternehmen die Entsendungsregeln prüfen und USA/E 1 mit Zeitraum und spanischem Arbeitsort beantragen. Für spanische Deckung muss es die Registrierung als ausländischer Arbeitgeber und die spätere Arbeitnehmeranmeldung prüfen.

Arbeitsvertrag, Firmenschreiben, Abrechnungen, Zahlungseingänge und Sozialversicherungsnachweis müssen dieselbe Beziehung beschreiben. Der Anemoss-HR-Leitfaden erläutert das Arbeitgeberschreiben.

ANEMOSS ASESORÍA JURÍDICA S.L. kann die Beschäftigungsstruktur prüfen, den erforderlichen Sozialversicherungsnachweis bestimmen und die DNV-Unterlagen koordinieren. Arbeitgeber und Payroll-Berater bleiben für die Entscheidung und Umsetzung der Beitragspflichten verantwortlich.

• W-2-Status und FICA-Abzüge automatisch für ausreichend halten.
• Nur den Antrag auf die Bescheinigung statt der tatsächlich ausgestellten Bescheinigung für Fernarbeit aus Spanien einreichen.
• Private Krankenversicherung als Ersatz für die sozialversicherungsrechtliche Zuordnung behandeln.